ปัญหาในการทำงานร่วมกันในองค์กรมักมีจุดเริ่มต้นจากการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคปัจจุบันที่ใช้การสื่อสารผ่านข้อความแชทเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ง่าย มาดูกันว่าการสื่อสารเพื่อสร้างประสิทธิภาพกับทีมที่ต้องทำงานร่วมกันนั้นมีปัจจัยอะไรที่ต้องคำนึงถึงบ้าง

1. ตั้งใจฟัง หัดฟังให้เป็นนิสัย โดยใช้การพูดคุยแบบมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงาน การตั้งใจฟังเป็นเรื่องที่เราสามารถฝึกได้ นอกจากนี้การฟังยังกระตุ้นความอยากรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องสื่อสารกับทีมที่เราไม่ค่อยได้ร่วมงานด้วย

2. ถามคำถามบ้าง เพราะมนุษย์มีธรรมชาติอยากรู้อยากเห็น ไม่ต้องอาย หากคุณตั้งใจจะเรียนรู้และทำความเข้าใจต้องหมั่นพูดคุย ซักถามเรื่องที่ไม่เข้าใจเพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้อง

3. จริงใจ ผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องมีความจริงใจ ตรงไปตรงมา และเข้าถึงได้ แสดงออกถึงความตั้งใจ ซึ่งจะทำให้เกิดความสามัคคีในทีมที่ทำงานร่วมกันในอนาคต

4. เอาใจใส่ ทุกคนในทีมควรได้รับการเอาใจใส่ในระดับเดียวกัน ควรกำหนดการมีส่วนร่วม เชิญชวนเพื่อนร่วมงานให้เข้าร่วมการพูดคุย และให้โอกาสผู้อื่นในการดำเนินการสนทนา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นวาระที่ต้องมีการดำเนินการ แต่อย่าให้ก้าวร้าว มุ่งแต่จะไปข้างหน้า หรือเป็นการก้าวล่วงการส่วนตัวเกินไป กฎทั่วไปของการเอาใจใส่คือ มีเมตตา ช่วยเหลือ และเห็นอกเห็นใจกัน

5. รู้ว่าเมื่อไรควรหยุด การไม่พูดอะไรเลย การแสดงออกภาษากายก็สามารถบอกอะไรได้หลายอย่าง ถ้าไม่มีคำตอบหรือไม่รู้จะพูดอะไร ควรหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด จนกว่าจะเข้าใจบทสนทนาและถ่ายทอดได้อย่างถูกต้อง

6. รู้จักขอโทษและรับผิดชอบ ไม่มีใครรู้ไปเสียทุกอย่าง เมื่อทำผิดต้องรู้จักขอโทษ แก้ไข เพื่อเดินหน้าต่อไป ความล้มเหลวเป็นตัวกระตุ้นที่สำคัญ ยอมรับว่าคนเราสามารถผิดพลาดได้ อย่าจมอยู่กับความรู้สึกผิด แต่แสดงความตระหนักรู้และเป็นตัวอย่างของความผิดพลาด จะเป็นเรื่องน่าชื่นชม

7. เป็นมืออาชีพ ผู้นำส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร การตระหนักถึงข้อจำกัดเรื่องเวลา ประสิทธิภาพในการรับมือกับสถานการณ์ของทุกคนในทีม และการสื่อสารอย่างทันท่วงที