แนวทางการจัดประชุม Healthy Active Meeting

ก่อนการประชุม

1. การเตรียมสื่อสาร

• แจ้งผู้เข้าร่วมล่วงหน้าว่าเป็นการประชุมแบบ Healthy Active Meeting โดยเน้นในเรื่องของการงดสูบบุหรี่และดื่มแอลกอฮอล์ และเป็นแบบส่งเสริมกิจกรรมทางกาย แนะนำให้เตรียมเสื้อผ้า รองเท้าที่สะดวกต่อการเคลื่อนไหวมาด้วย
• ส่งวาระการประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องในรูปแบบดิจิทัลล่วงหน้า
• ใช้ระบบตอบรับการเข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์ เพื่อลดการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น

เครื่องมือแนะนำ:

• คู่มือส่งเสริมการจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพ Healthy+Active Meeting

• ชุดความรู้ คลิปวิดีโอแนะนำเพื่อส่งเสริมความเข้าใจ Healthy Active Meeting

• Healthy Active Meeting Checklist

2. การเตรียมสถานที่

• เลือกสถานที่ที่เข้าถึงด้วยระบบขนส่งสาธารณะได้สะดวก เพื่อเพิ่มโอกาสในการเดินและขยับร่างกายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม
• จัดพื้นที่ให้มีบริเวณสำหรับยืดเหยียดร่างกายหรือขยับตัวระหว่างพักประชุม
• ติดตั้งป้ายนโยบายปลอดบุหรี่และปลอดแอลกอฮอล์ในบริเวณงาน
• ควบคุมอุณหภูมิห้องไม่ต่ำกว่า 25 องศาเซลเซียส

เครื่องมือแนะนำ:

• Healthy Meeting วิธีจัดประชุมที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

3. การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม

• ประสานกับผู้ให้บริการอาหารล่วงหน้าเพื่อจัดเตรียมอาหารตามหลักโภชนาการ
• จัดเตรียมน้ำดื่มสะอาดพร้อมภาชนะแบบใช้ซ้ำได้
• เลือกอาหารว่างที่มีผลไม้สดและธัญพืชไม่ขัดสี (เช่น ผลไม้ตามฤดูกาล+ถั่วต่าง ๆ)
• จัดเตรียมชา กาแฟ พร้อมน้ำตาลไม่เกิน 4 กรัม และนมพร่องมันเนยเป็นทางเลือก

เครื่องมือแนะนำ:

• แอพพลิเคชั่น My Healthy Snack

ระหว่างการประชุม

4. การจัดการเวลา

• เริ่มและเลิกประชุมตรงเวลาตามกำหนด
• จัดตารางให้มีการพักทุก 50-60 นาที เพื่อขยับร่างกาย 3-5 นาที

เครื่องมือแนะนำ:

• หากเป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการมาก ปรับเป็น การยืนประชุมหรือเดินประชุม Walkshop

• ชุดความรู้ คลิปวิดีโอสั้นโปรโมท Healthy Active Meeting

5. กิจกรรมระหว่างประชุม

• เตรียมคลิปวิดีโอการยืดเหยียดร่างกายสั้น ๆ เพื่อเปิดระหว่างพักประชุม
• มีผู้นำกิจกรรมออกกำลังกายอย่างง่าย ๆ ในช่วงพัก
• จัดโซนอาหารและเครื่องดื่มที่ต้องลุกเดินไปหยิบ เพื่อสร้างโอกาสในการเคลื่อนไหว
• กรณีมีกิจกรรมกลุ่มย่อย จัดให้มีการเดินสลับที่หรือยืนระดมความคิด
• สร้างบรรยากาศเป็นกันเองเพื่อส่งเสริมสุขภาพจิต มีการรับฟังความคิดเห็นอย่างเท่าเทียม
• จัดมุมผ่อนคลาย สำหรับให้ผู้เข้าร่วมได้พักระหว่างช่วงพัก
• ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์

เครื่องมือแนะนำ:

• ชุดความรู้ คลิปวิดีโอ แนะนำวิธีเพิ่มกิจกรรมทางกายระหว่างการประชุม

• Healthy Meeting วิธีเพิ่มกิจกรรมทางกาย

• Healthy Meeting วิธีผ่อนคลายจิตใจ

6. การเสิร์ฟอาหาร

• นำเสนออาหารมื้อหลักตามสัดส่วน 2:1:1 (ผัก:ข้าว:โปรตีน)
• จัดวางอาหารเพื่อสุขภาพให้เข้าถึงได้ง่าย เห็นชัดเจน
• ติดป้ายข้อมูลโภชนาการของอาหารแต่ละชนิด
• สำหรับบุฟเฟต์ มีป้ายแนะนำการตักอาหารตามสัดส่วนจานสุขภาพ

เครื่องมือแนะนำ:

• Healthy Meeting วิธีจัดอาหารว่างที่ดีต่อสุขภาพ

หลังการประชุม

7. การสร้างแรงจูงใจ

• กล่าวขอบคุณผู้เข้าร่วมที่ให้ความร่วมมือในการจัดประชุมแบบสุขภาพ
• จัดให้มีการแลกเปลี่ยนความรู้สึกและประสบการณ์ต่อรูปแบบการประชุม
• มอบของที่ระลึกที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ หรือเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

8. การจัดการสิ่งแวดล้อม

• แยกขยะตามประเภทหลังเสร็จสิ้นการประชุม
• เก็บอุปกรณ์ที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้
• สรุปข้อมูลการประหยัดทรัพยากรจากการจัดประชุมแบบนี้ (เช่น ลดการใช้กระดาษ ลดขยะพลาสติก)

เครื่องมือแนะนำ:

• Healthy Meeting วิธีจัดประชุมที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

การเริ่มต้นอาจเลือกทำเพียงบางกิจกรรมที่เหมาะสมกับบริบทขององค์กร แล้วค่อย ๆ ขยายผลในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไป ซึ่งนอกจากจะส่งเสริมสุขภาพของพนักงานแล้ว ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมและความคิดสร้างสรรค์อีกด้วย