ทำไมการจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพจึงมีความสำคัญ

องค์กรควรหันมาให้ความสำคัญกับ “การจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพ” ให้มากขึ้น เพราะการประชุมเป็นกิจกรรมหลักที่เกิดขึ้นในทุกองค์กร ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ ยิ่งมีการประชุมบ่อยครั้ง บางวันเกือบตลอดทั้งวัน หรือตลอดทั้งสัปดาห์มีการประชุมเกือบทุกวัน ทำให้ต้องนั่งประชุมติดต่อกันเป็นระยะเวลานาน มีการขยับเคลื่อนไหวร่างกายน้อยมาก ซึ่งถือว่าเป็น “พฤติกรรมเนือยนิ่ง” ส่งผลเสียต่อร่างกาย ยิ่งหากการประชุมมีการเสิร์ฟอาหารว่างและเครื่องดื่มที่ให้พลังงานสูงเกินความต้องการของร่างกาย เน้นรสชาติหวาน มัน เค็ม เท่ากับว่า ทุกครั้งที่เข้าร่วมการประชุมที่ขาดการบริหารจัดการที่คำนึงถึงสุขภาพของผู้เข้าร่วมประชุม ยิ่งเป็นการเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดปัญหาน้ำหนักเกิน โรคอ้วน/อ้วนลงพุง และโรคไม่ติดต่อเรื้อรังที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนอาการไม่พึงประสงค์ต่าง ๆ เกิดความตึงเครียดทั้งร่างกายและจิตใจที่ส่งผลเสียต่อคุณภาพชีวิต

ประชุมแบบนี้...ได้งานดีและสุขภาพดี

องค์การอนามัยโลกได้เผยแพร่แนวคิด "Healthy Active Meeting" เพื่อส่งเสริมการจัดประชุมที่ถูกสุขภาวะและยั่งยืน โดยมีหลักสำหรับการจัดการประชุมที่ดีต่อสุขภาพ 6 ด้าน คือ

1. การจัดอาหารที่ดีต่อสุขภาพ

ข้อมูลจากการสำรวจของสำนักงานสถิติแห่งชาติ พบประเด็นน่าสนใจในเรื่องพฤติกรรมการบริโภคอาหารของคนวัยทำงาน โดยพบว่าคนในวัยทำงานมีการบริโภคอาหารหลักครบทั้ง 3 มื้อ น้อยกว่าวัยอื่น ๆ อย่างชัดเจน การมีอาหารว่างระหว่างมื้อ เป็นตัวช่วยเสริมสำหรับคนที่รับประทานอาหารได้น้อยเพื่อให้ร่างกายได้รับพลังงานและสารอาหารอย่างเพียงพอ โดยข้อแนะนำการจัดอาหารว่างสำหรับผู้ใหญ่ ควรให้พลังงานไม่เกินร้อยละ 10 ของพลังงานที่ร่างกายต้องการในแต่ละวัน แต่ในความเป็นจริงอาหารว่างและเครื่องดื่มในการประชุม การจัดอบรม หรือช่วงหยุดพักปฏิบัติงาน กลับเป็นอาหารที่เน้นรสชาติและปริมาณมากกว่าคุณค่าทางโภชนาการ มีส่วนประกอบของแป้ง น้ำตาล ไขมัน โซเดียมสูง และให้พลังงานสูงเกินความต้องการของร่างกาย นำมาสู่การเกิดโรคอ้วนและโรคไม่ติดต่อเรื้อรัง

การปรับเปลี่ยนอาหารว่างควรมีพลังงานไม่เกิน 200 Kcal โดยเน้นผลไม้สดตามฤดูกาล ผักสดพร้อมน้ำจิ้มรสไม่จัด โปรตีนคุณภาพดี เช่น ไข่ต้มหรือนมไขมันต่ำ และลดอาหารหวาน มัน เค็ม แทนที่ด้วยธัญพืชไม่ขัดสี อาหารนึ่ง อบ หรือต้ม พร้อมเครื่องดื่มเพื่อสุขภาพ เช่น น้ำเปล่า น้ำสมุนไพร หรือน้ำผลไม้คั้นสดไม่เติมน้ำตาล

2. เพิ่มกิจกรรมทางกาย

การนั่งประชุมเป็นระยะเวลานาน ๆ เป็นปัจจัยเสี่ยงสำคัญต่อสุขภาพ การจัดให้มีกิจกรรมทางกายระหว่างการประชุมจึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยการประชุมต่อเนื่องนานเกินกว่า 2 ชั่วโมง ควรมีการพักเบรกอย่างน้อย 10 นาที และเชิญชวนให้มีการเพิ่มกิจกรรมทางกายในช่วงพักเบรก หรือจัดพื้นที่ให้สามารถเดินได้โดยรอบ จัดกิจกรรมกระตุ้นการเคลื่อนไหวร่างกายสั้น ๆ ระหว่างการประชุม เช่น การยืดเหยียดร่างกายท่าง่าย ๆ หรือการจัดการประชุมแบบยืน (Standing Meeting) สำหรับประชุมระยะสั้น ซึ่งนอกจากจะช่วยเพิ่มการเผาผลาญพลังงานแล้ว ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความกระฉับกระเฉง มีสมาธิ และมีส่วนร่วมในการประชุมมากขึ้น

3. ผ่อนคลายจิตใจ

การประชุมที่ยาวนานหรือเครียด อาจส่งผลต่อสภาพจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุม การจัดให้มีกิจกรรมผ่อนคลายความเครียดจึงเป็นสิ่งสำคัญ เช่น การสอดแทรกกิจกรรมหายใจคลายเครียด กิจกรรมสมาธิสั้น ๆ 3-5 นาที ระหว่างพักประชุม การจัดสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลาย มีแสงธรรมชาติ อากาศถ่ายเทสะดวก มีต้นไม้หรือภาพธรรมชาติ การเปิดดนตรีผ่อนคลายระหว่างพัก รวมถึงการจัดกิจกรรมละลายพฤติกรรมที่สร้างบรรยากาศผ่อนคลาย สนุกสนาน และมีการรับฟังความคิดเห็นอย่างเท่าเทียม ช่วยลดความตึงเครียดและสร้างปฏิสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม

4. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

การจัดประชุมแบบเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมเป็นอีกหนึ่งหลักการสำคัญของ "Healthy Active Meeting” โดยเน้นการลดการใช้ทรัพยากรและลดขยะ เช่น การใช้ระบบเอกสารอิเล็กโทรนิกส์แทนการพิมพ์ใส่กระดาษ จัดเตรียมภาชนะที่ใช้ซ้ำได้แทนวัสดุใช้แล้วทิ้ง การเลือกใช้ผลิตภัณฑ์ที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม การจัดให้มีจุดคัดแยกขยะ การเลือกสถานที่ประชุมที่สามารถเดินทางด้วยระบบขนส่งสาธารณะได้สะดวก และการส่งเสริมการใช้พลังงานอย่างประหยัด นอกจากจะช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว ยังช่วยสร้างความตระหนักด้านสิ่งแวดล้อมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมอีกด้วย

5. งดเหล้า

หลีกเลี่ยงการเสิร์ฟเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ เนื่องจากเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ส่งผลเสียต่อสุขภาพหลายประการ ทั้งผลกระทบระยะสั้นต่อการตัดสินใจ สมาธิ และผลกระทบระยะยาวต่อสุขภาพกาย การงดเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในการประชุมถือเป็นการส่งเสริมค่านิยมการดูแลสุขภาพ และเป็นตัวอย่างของการสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยในที่ทำงาน การประชุมควรจัดเตรียมเครื่องดื่มเพื่อสุขภาพ เช่น น้ำเปล่า น้ำสมุนไพร น้ำผลไม้ไม่เติมน้ำตาล หรือชาสมุนไพร ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสดชื่นโดยไม่มีผลเสียต่อสุขภาพ

6. งดบุหรี่

การจัดประชุมที่ดีต่อสุขภาพต้องปลอดควันบุหรี่ โดยกำหนดให้พื้นที่จัดประชุมและบริเวณโดยรอบเป็นพื้นที่ปลอดบุหรี่ 100% เพื่อป้องกันอันตรายจากควันบุหรี่มือสองและมือสามที่ส่งผลกระทบต่อผู้ที่ไม่สูบบุหรี่ มีการจัดป้ายเตือนห้ามสูบบุหรี่ให้เห็นชัดเจน และถ้าจำเป็นต้องมีพื้นที่สำหรับผู้สูบบุหรี่ ควรจัดแยกให้ห่างจากพื้นที่ประชุมและห่างจากทางเข้าออกอาคาร เพื่อป้องกันไม่ให้ควันบุหรี่ลอยเข้าสู่พื้นที่ประชุม นอกจากนี้อาจมีการให้ข้อมูล หรือสื่อรณรงค์เกี่ยวกับอันตรายของบุหรี่และเชิญชวนให้ผู้สูบบุหรี่เลิกสูบบุหรี่ เพื่อเป็นการส่งเสริมสุขภาพในระยะยาว

มาประชุม WalksShop กันดีกว่า

นอกจาก 6 หลักการประชุม Healthy Active Meeting ดังกล่าวแล้วยังมีรูปแบบการประชุมที่เรียกว่า WalkShop หรือการเดินประชุม (Walking Meeting) เป็นนวัตกรรมรูปแบบการประชุมที่ถูกออกแบบเพื่อปรับเปลี่ยนการประชุมแบบดั้งเดิมที่มักนั่งอยู่กับที่เป็นเวลานาน ให้กลายเป็นการประชุมที่ส่งเสริมสุขภาพ (Healthy Active Meeting) สอดคล้องกับข้อแนะนำขององค์การอนามัยโลกที่เสนอให้ประชากรอายุ 18 ปีขึ้นไป ควรมีกิจกรรมทางกายระดับปานกลางอย่างน้อย 150-300 นาทีต่อสัปดาห์

แนวคิดนี้เกิดขึ้นจากข้อมูลสถานการณ์ที่พบว่าคนวัยทำงานโดยเฉพาะพนักงานออฟฟิศ มักมีพฤติกรรมเนือยนิ่งจากการนั่งประชุมและทำงานเป็นเวลานาน ซึ่งในปี 2565 คนวัยทำงาน (อายุ 18-59 ปี) มีกิจกรรมทางกายที่เพียงพอเพียงร้อยละ 65.8 เท่านั้น พฤติกรรมเนือยนิ่งเหล่านี้นำไปสู่ปัญหาน้ำหนักเกิน ภาวะอ้วนลงพุง และโรคไม่ติดต่อเรื้อรัง ดังนั้น WalkShop จึงเป็นทางออกที่ช่วยบูรณาการกิจกรรมทางกายเข้าไปในช่วงเวลาการทำงานได้อย่างดีอีกทางหนึ่ง

การประชุมแบบ WalkShop ได้รับความนิยมในหลายประเทศ โดยเฉพาะในองค์กรธุรกิจและเทคโนโลยี หนึ่งในผู้นำที่โด่งดังอย่าง Steve Jobs ก็เป็นผู้ที่ชื่นชอบการเดินประชุมและนำมาใช้เป็นรูปแบบการทำงานเป็นประจำ การประชุมรูปแบบนี้มีความยืดหยุ่นสูง เหมาะกับการประชุมกลุ่มย่อยหรือการหารือที่ไม่ต้องใช้อุปกรณ์หรือเอกสารจำนวนมาก

ประโยชน์ของ WalkShop มีหลากหลายมิติ ทั้งด้านสุขภาพกาย ช่วยเพิ่มการเคลื่อนไหว ลดความเสี่ยงต่อโรคไม่ติดต่อเรื้อรัง ช่วยในการเผาผลาญพลังงานและเสริมสร้างกล้ามเนื้อ ด้านสุขภาพจิต ช่วยลดความวิตกกังวล ภาวะซึมเศร้า และความเครียดจากการทำงาน ด้านประสิทธิภาพการทำงาน กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ เพิ่มผลผลิต ลดระยะเวลาการประชุม (การศึกษาพบว่าการยืนประชุมช่วยลดเวลาลงได้ถึงร้อยละ 34) และสร้างสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้ร่วมงาน รวมถึงด้านสิ่งแวดล้อม ลดการใช้ทรัพยากรในการประชุม เช่น กระดาษและไฟฟ้า

WalkShop จึงไม่เพียงเป็นเครื่องมือในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุมให้มีประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยส่งเสริมสุขภาพองค์รวมของพนักงาน ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีทั้งต่อบุคลากรและองค์กรในระยะยาว